G Suiteってなに?マーケターが利用すべきクラウドツール

G Suiteはコスパよしのビジネスマン必携ツールだった!


会社内の情報共有を簡単に行うことができるグループウェアというツールが定着しつつあり、グループウェアへの関心が高まっていますが、導入のややこしさやグループウェアの種類も多いということから、何を導入すればいいかわからないという方もいらっしゃいます。この記事では、グループウェアの導入の検討にあたり選択肢の候補に挙がりやすいGoogleのグループウェアサービス「G Suite」の基本的な機能、メリットや特徴、利用手順などをご紹介します。

G Suiteとは


「G Suite(旧Google Apps for Work)」は、Googleが提供するビジネス向けのグループウェアです。グループウェアの他サービスの代表として挙げられるのが、Microsoft社の「Office Exchange」があります。
G Suiteは法人向けという記載が散見され、個人での使用はできないと勘違いされやすいですが、個人でも契約できます。主にGoogleカレンダーやGmail、Googleドライブといったサービスを、ビジネス向けの機能を追加し、Googleならではのシンプルなデザインで使いやすいサービスとなっています。
G Suite最大の特徴は、100%ウェブであるということで、パソコンにソフトウェアをインストールする必要はなく、ブラウザさえあれば使用できるため、パソコンやスマートフォンはもちろん、OSを問わずに利用できます。

G Suiteで出来ること


G Suiteではどんなことができるのでしょうか? メールやタスク管理はもちろん、さまざまな機能を使うことができます。この項目では、4種類の目的に分類したそれぞれのツールの基本的な機能をご紹介します。

コミュニケーション

・メール
GmailはGoogleの無料アカウントの取得でも使えるgmail.comという固定のドメインを使用し、多くのユーザーがいらっしゃいますがG Suiteでは、独自のドメインを使うことができます。またGoogleの優れたサーバーにより、迷惑メールのブロック、バックアップなどメールに関する保護が圧倒的に優れています。

・GoogleハングアウトMeet
2018年5月22日からGoogleハングアウトは「Hangouts Meet」に名称が変わりました。Googleの無料アカウントでも「ハングアウト」は利用可能ですが2020年にサービスが終了すると発表されました。G Suiteでは「Hangouts Meet」としてデフォルトで利用でき、主にビデオ通話やチャットといったサービスの使用ができ、より便利なビデオ会議が実施できます。

・グループ(Google Group for Business)
G Suiteで利用できるビジネス向けのグループ機能です。グループ機能を使うことで、メーリングリストの作成を行うことができます。その他に、プロジェクトごとでグループを作りメンバーの管理やメッセージのやり取りができ、グループは何個でも作成できます。

・連絡先
その名の通りアドレス帳の役割を持っていますが、連絡先機能を使うことで、例えば社員全員のアドレスを共有したり、自分の連絡先を特定の誰かと共有することができたり、無料版のGoogleアカウントではできないことができるようになります。

・Googleカレンダー
Googleカレンダーは、カレンダーアプリで仕事の予定などを記しておくことができますが、ビジネスにおいては素晴らしい便利機能が充実しています。

・スケジュール調整がスムーズ
カレンダーに会議の予定を登録する際に、参加者のスケジュールを確認でき、参加者に予定を尋ねる必要がありません。その他に、予定に参加者を追加すると、自動的に参加者へ出席の確認メールが配信されるため、カレンダーの予定を登録する際は面倒な調整や確認が不要になります。

・機能の連携が便利
Googleカレンダー以外のカレンダーアプリを使っていたとしても、連携が可能な場合があります。Microsoft OutlookやiPhoneのカレンダーアプリをお使いの際、Googleカレンダーと連携ができるため、普段使用しているカレンダーアプリで管理することができます。

アクセス

・Googleドライブ
Googleドライブは、ウェブ上でファイルを保存することができるオンラインストレージです。
G Suiteのプランにもよりますが、30GBからご利用でき、Googleのサーバーがデータの損失を防止や大量のファイルから簡単にファイルを検索する機能が備わっています。ファイルの共有も簡単に行えるため、チームやプロジェクトごとでフォルダやファイルの管理ができます。

・クラウドサーチ(Cloud Search)
G Suite内のGmail、Googleドライブ、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド、カレンダーとなどのデータを横断的に検索することができ、グループのアクセス設定やアクセス権限のあるファイルやコンテンツが表示されるセキュリティ面にも安心に利用ができます。

作成

・Googleドキュメント
Googleドキュメントは、ワープロソフトで、こちらもウェブ上で利用することができます。
パソコンやスマートフォンで利用ができ、Googleドキュメントは後で紹介するGoogleドライブに保存されます。
また、社内で複数人と同じファイルで編集する場合、同時編集を行うことができます。Aさんが書いた記録をBさんがコメントをする、といった操作ができます。

・Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、表計算ソフトです。Googleドキュメントと同様ウェブ上で利用ができ、見た目はMicrosoft Excelに似ています。パソコンやスマートフォンで利用でき、ファイルはGoogleドライブで保存されます。こちらも複数人での同時編集が可能です。

・Googleスライド
Googleスライドはプレゼンテーションソフトです。Microsoft PowerPointやMacのKeynoteなどが代表的なソフトですが、Googleでも同じようなプレゼンテーションソフトが利用できます。
他社製品に比べ機能は劣りますが、スライドのテンプレートやデザインがとてもシンプルで使いやすく、目を引くデザインとなっています。パソコンやスマートフォンで利用でき、ファイルはGoogleドライブで保存されます。こちらも複数人での同時編集が可能です。

・Googleフォーム
Googleフォームはアンケートフォームを自由に作成し、回答をインターネット上に公開することができます。
アンケートは簡単に作成でき、選択肢、プルダウン、チェックボックスといった形式の項目を設置することや、画像やYouTubeの動画を設置することができます。
回答したデータはGoogleスプレッドシートに出力し、集計・分析に時間をかけずに行うことができます。
ビジネスでは社内アンケートや、お客様アンケートといった活用例が見られます。

・Googleサイト
Googleサイトは、G Suiteで利用することができるウェブページの作成や編集をするためのツールです。
大きな特徴としては、プログラミングやサーバーに関する知識がなくとも簡単にデザインすることや運営することができるといったメリットが挙げられます。G Suite を使うことで、プロジェクトごとにファイルをまとめることや、社内の業務マニュアルといった資料をあげ、簡単にファイルを探して開くことができるといった便利な使い方ができるため、社内向けに使用するのであれば役に立つでしょう。

・Google Keep
アイディアやToDoの記録・管理ができるツールで、主にメモに使われます。作業中に浮かんだアイディアや、今後やるべき作業をリスト化するなど、端末を問わずにいつでもどこでも利用できるため便利です。

管理

・Google Vault
Google Vaultは、会社の不祥事の発覚や、従業員や顧客による訴訟などで発生した問題に対応するための証拠となる情報を適切に管理するためのツールです。
主にG Suiteで作り出される大量の情報を管理・保存するアーカイブ機能、コンプライアンスの維持のために、アーカイブにて保存した情報の期間を設定しておく機能、保存した情報を素早く検索する機能、G Suiteの利用が不正ではないかをレポートする機能などがあります。
Google Vaultは、プランによっては導入できないため、こちらを導入する場合はGoogle Vaultが含まれているプランに加入する必要があります。

・モバイル
スマートフォンからG Suiteを利用することで、メールやカレンダー、ワープロソフトや表計算ソフトなどG Suiteサービスのほとんどを利用できます。
また、セキュリティも管理でき、端末が万が一紛失や盗難にあった場合は企業情報を完全に保護することができます。

プラン

G Suiteでできる基本的な機能をご紹介しましたが、やはり気になるのは料金でしょう。G Suiteでは3種類のプランがあり最低価格は一人当たり月額680円から利用することができます。プランによっては、Google Vault利用できないといった機能の違いもあります。
それでは、違いをまとめたのでご紹介します

プラン Basic Business Enterprise
月額使用料/1人 680円(税別) 1,360円(税別) 3,000円(税別)
年間利用料/1人 8,160円(税別) 16,320円(税別) 36,000円(税別)
Googleドライブ容量 30GB 無制限※ 無制限※
電話やメールによる24時間365日対応のサポート
基本的なセキュリティ
Googleクラウドサーチ ×
Google Vault ×

※Businessプラン、EnterpriseプランにおけるGoogleドライブの容量「無制限」は、5ユーザー未満の場合上限が1TBとなります。
基本的なメールやカレンダーはどのプランを申し込んでも利用できます。
Basicにオススメな方は、高度なセキュリティがあまり必要のない中小規模の事業や、事業単位ではなくチームの部門やプロジェクト単位だけで利用する場合にオススメです。
Businessにオススメの方は、中小規模の組織でもファイルの容量を大量に使いたい場合や、Google Vaultの機能が必要な場合です。特に、Googleクラウドサーチが利用できる点では、Basicにはない機能のため、圧倒的な生産性の高い仕事を進めることできます。グループウェアを組織単位で利用することで、事故や過失などで情報漏洩リスクも高まりますが、Businessプランではその心配は必要ありません。
Enterpriseは、Businessプランよりも高度なセキュリティ機能を備えています。Gmailのログ監査機能やGoogleドライブのデータ損失防止機能といった、ヒューマンエラーによる要因で情報が漏洩するリスクを大きく下げることができます。Enterpriseにオススメの方は、セキュリティが厳密な大企業が必要となるケースがほとんどです。

ビジネス上のメリット


各機能の特徴と基本的な機能をご紹介しました。ここでは、仕事や組織におけるメリットをご紹介します。

メール

・独自ドメイン
独自ドメインを使うことができることが挙げられます。独自ドメインとは、「〇×〇×.com」といった〇×箇所に自分のビジネスで使用する名前を決めることができ、無料アカウントの場合は「@gmail.com」となるため、取引先などに不安を与える可能性が高まります。G Suiteでは、Basicプランが月額680円(税別)で利用できるため、独自ドメインを利用する価値は高いでしょう。

・優れたメールフィルタリング
迷惑メールは、自動的に迷惑メールフォルダへ仕分けされる仕組みになっており、添付ウィルススキャンも搭載しています。この機能により、大切なメールの見逃しや削除を防止することができます。

ストレージ

・生産性が高まる
スマートフォンとパソコン、OSを問わずにインターネットがあればGoogleドライブにアクセス可能なためどこでも仕事のデータを閲覧・編集が可能です。また、30GBから利用できるため、安心してファイルを保存できます。

・データが消えない
Googleの安全なサーバーのもと、インターネット上にデータを管理することで、パソコンが壊れることや盗まれることがあったとしてもデータは消えません。また、Googleドライブのファイルの共有方法として、メール添付ではなく、ファイルのURLを伝えるだけで十分ということから、データの漏洩する可能性が少なくなります。

データ移行が簡単

従来のMicrosoftやサイボウズといったグループウェアから、G Suiteへ移行する場合「Googleデータ移行サービス」を利用することでメールのメッセージ、フォルダ、連絡先、カレンダーなどが移行できます。
そのためには、G Suiteを利用するためのドメインの申込や、アカウントを作成する必要があります。

サポート体制が充実

G Suiteのサポートは、無料アカウントでは受けることはできません。
G Suiteのサービス(メールやカレンダー、モバイル向けアプリ、G Suite関連のツールなど)に関してサポートを受けることができます。主に、無料で電話やメール、チャットによるサポートを24時間年中無休で行っています。まれに、サービスのサポート担当は海外の方が日本語で行うことがありますが、G Suiteのサポートは日本人が行いますので、意思疎通が快適です。サポートにお急ぎの方はリアルタイムで質問ができるチャットか電話の利用をオススメします。

管理コンソールとは

管理コンソールは、他のグループウェアからG Suiteに移行することや、G Suiteを安全に運用するためのセキュリティ機能、モバイル端末の紛失や盗難に備えたモバイル端末管理を行うことができる機能です。
・データ移行
データ移行に関しては、管理コンソールによってデータ移行が可能なグループウェアであることや、複雑なプログラミングによったカスタマイズされたグループウェアではないことといった条件があります。

・セキュリティ
1度のログインで複数のサービスを利用可能にする「シングルサインオン」という機能によってユーザーは快適にサービスを利用でき、パスワードの管理問題を解消できます。
さらに不正ログインなどがあった場合には、パスワードとIDのほかにセキュリティコードの入力を求められる2段階認証プロセスによる機能など、高度なセキュリティ機能を備えています。

G Suiteを利用する手順

この項目ではG Suiteの導入方法をお伝えします。

1.インターネット環境・パソコンの準備

まずはインターネット環境とパソコンが必要になります。G Suiteで利用できるパソコンはGoogle Chromeを推奨していますので、インストールしておきましょう。

2.ドメイン名を決めておく

ビジネスで使用する場合は会社名、商品やサービス名、個人で利用する方は扱っている事業の商品やサービス名などをドメインにすると良いでしょう。また、すでにドメインを持っている方は、G Suiteで利用することができます。

3.管理者のメールアドレスを決める

G Suiteに登録する管理者となるメールアドレスを決めます。ここでは、管理者の名前をメールアドレスに使用するのがオススメです。

4.申し込み

G SuiteはこちらのURLから申し込みが行えます。
https://G Suite.google.com/intl/ja/landing/partners/referral/trial.html?utm_source=sign-up&utm_medium=referral&utm_campaign=apps-referral-program&utm_content=RNTCKF5

4-1.BasicかBusinessプランを選択し、[無料試用を開始]を選択します。
4-2.ビジネス名を決め、従業員の人数を選択し、[次へ]を選択します。
4-3.管理者となる名前と、管理者が現在使用しているメールアドレスを入力し、[次へ]を選択します。これは、後からでも変更できます。
4-4.ドメインの有無を確認されます。使っているドメインがある場合は[使用できるドメインがある]を選択し、ない場合は、[ドメインを購入]を選択します。
4-5-A.ドメインがある場合はそのまま進むと、使用者の名前、パスワードを入力し[次へ]を選択します。ここで決めるパスワードは絶対に忘れないようにしておきましょう。
4-5-B.ドメインがない場合は、この画面からドメインを購入することができます。
最初に決めておいたドメインを入力し、使いたいドメインを候補から選び、[次へ]を選択します。
4-6.最後にG Suiteの利用規約を読み、[同意をしてアカウントを作成]を選択すると、申込は完了します。

まとめ

ここまでG Suiteの基本的な機能やサービス、導入方法をご紹介しまました。
シンプルで洗練されたデザインで使いやすいサービスが特徴的なGoogleのツールを使うことで、生産的を高めることができます。
G Suiteを使う前に試してみたいという方は、無料のGoogleアカウントで各機能を試すことができます。
導入にはお金がかかりますが、円滑なコミュニケーションや安全な運用、場所に依存しない働き方といった魅力的な価値があります。